32007X0329(01)Pravidla pro přístup k dokumentům Europolu

PRAVIDLA PRO PŘÍSTUP K DOKUMENTŮM EUROPOLU

(2007/C 72/17)

SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,

s ohledem na Úmluvu o Europolu, a zejména na článek 32a této úmluvy,

s ohledem na návrh ředitele Europolu,

vzhledem k těmto důvodům:

(1)

V článku 32a Úmluvy o Europolu se uvádí, že na návrh ředitele Europolu přijme správní rada dvoutřetinovou většinou svých členů pravidla pro přístup k dokumentům Europolu pro občany Unie a všechny fyzické nebo právnické osoby s bydlištěm nebo sídlem v některém členském státu s ohledem na zásady a omezení uvedené v nařízení Evropského parlamentu a Rady o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise, které bylo přijato na základě článku 255 Smlouvy o založení Evropského společenství (dále jen „Smlouva o ES“).

(2)	V článku 1 druhém pododstavci Smlouvy o Evropské unii (dále jen „Smlouva o EU“) je vyjádřena zásada průhlednosti prohlášením, že Smlouva představuje novou etapu v procesu vytváření stále užšího svazku mezi národy Evropy, v němž jsou rozhodnutí přijímána co nejotevřeněji a co nejblíže občanům.

(3)

Průhlednost zaručuje, že správní orgány budou mít ve vztahu k občanům v demokratickém systému větší legitimitu, účinnost a odpovědnost. Průhlednost přispívá k posílení zásad demokracie a dodržování základních práv, které jsou stanoveny v článku 6 Smlouvy o EU, v článku 255 Smlouvy o ES a v článku 42 Listiny základních práv Evropské unie.

(4)	Podle čl. 41 odst. 1 Smlouvy o EU se právo na přístup k dokumentům vztahuje také na dokumenty týkající se policejní a soudní spolupráce v trestních věcech.

(5)

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (1) stanoví obecné zásady a omezení pro výkon práva na přístup k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise. Článek 32a Úmluvy o Europolu odkazuje na zásady a omezení uvedené v tomto nařízení.

(6)	V zásadě by měly být veřejnosti přístupné všechny dokumenty. Je však třeba chránit veřejné a soukromé zájmy prostřednictvím výjimek. Europol by měl mít právo v případě potřeby chránit svou schopnost plnit své úkoly.

(7)	Aby se zajistilo úplné dodržování práva na přístup, mělo by se používat dvoufázové správní řízení s další možností podání stížnosti veřejnému ochránci práv.

(8)	Těmito pravidly není dotčen článek 19 Úmluvy o Europolu, který se týká práva na informace,

PŘIJALA TATO PRAVIDLA:

Článek 1

Definice

Pro účely těchto pravidel se:

a)	„dokumentem Europolu “nebo „dokumentem “rozumí obsah na jakémkoli nosiči (napsaný na papíře či uložený v elektronické formě nebo jako zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka) o záležitosti, která se týká činností, politik a rozhodnutí Europolu;

b)	„třetí osobou “rozumějí všechny fyzické nebo právnické osoby či subjekty mimo Europol, včetně členských států, ostatních orgánů, institucí a agentur Evropské unie, mezinárodních organizací a třetích zemí;

c)

„utajovanými dokumenty Europolu “rozumějí dokumenty, které obsahují informace vyžadující dodatečná bezpečnostní opatření a jsou označeny jedním ze stupňů utajení „Europol RESTRICTED“, „Europol CONFIDENTIAL“, „Europol SECRET “nebo „Europol TOP SECRET “v souladu s pravidly o utajení informací Europolu.

Článek 2

Účel

Účelem těchto pravidel je:

a)	vymezit zásady, podmínky a omezení z důvodu veřejného nebo soukromého zájmu pro výkon práva na přístup k dokumentům Europolu tak, aby se zajistil co nejširší přístup k dokumentům;

b)	vytvořit pravidla zajišťující co nejsnadnější výkon tohoto práva; a

c)	podporovat řádnou správní praxi při přístupu k dokumentům.

Článek 3

Oprávněné osoby a oblast působnosti

1.   Všichni občané Unie a všechny fyzické a právnické osoby, které mají bydliště nebo sídlo v členském státě, mají právo na přístup k dokumentům Europolu, s výhradou zásad, podmínek a omezení vymezených v těchto pravidlech.

2.   Europol může s výhradou stejných zásad, podmínek a omezení poskytnout přístup k dokumentům všem fyzickým nebo právnickým osobám, které nemají bydliště ani sídlo v členském státě.

3.   Tato pravidla se vztahují na všechny dokumenty, které má Europol v držení, tedy na dokumenty, které vytvořil nebo obdržel a které má v držení, a to ve všech oblastech činnosti Europolu.

4.   Tato pravidla se nevztahují na osoby, které žádají konkrétně o údaje týkající se pouze jich samotných. V takových případech se žadatelé odkáží na postup uvedený v článku 19 Úmluvy o Europolu.

5.   Aniž je dotčen článek 4, veřejnosti se dokumenty zpřístupní buď na písemnou žádost, nebo přímo v elektronické formě v souladu s článkem 11.

Článek 4

Výjimky

1.   Europol odepře přístup k dokumentu, pokud by zpřístupnění vedlo k porušení ochrany:

a)	veřejného zájmu, pokud jde o — veřejnou bezpečnost, — řádné plnění úkolů Europolu, — vyšetřování a operativní činnosti třetích osob, — obranné a vojenské záležitosti, — mezinárodní vztahy, — finanční, měnovou nebo hospodářskou politiku Společenství nebo členského státu;

b)	soukromí a osobnosti jednotlivce.

2.   Neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění, odepře Europol přístup k dokumentu, pokud by jeho zpřístupnění vedlo k porušení ochrany:

—	obchodních zájmů fyzické nebo právnické osoby, včetně duševního vlastnictví,

—	soudního řízení a právního poradenství,

—	cílů inspekce, vyšetřování a auditu, které nejsou uvedeny v odst. 1 písm. a).

3.   Přístup k dokumentu, který Europol vypracoval k vnitřnímu použití nebo který obdržel a který se vztahuje k záležitosti, v níž Europol ještě nerozhodl, se odepře, pokud by zpřístupnění dokumentu ohrozilo rozhodovací proces Europolu, neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění.

Přístup k dokumentu, který obsahuje stanoviska pro vnitřní použití v rámci porad a předběžných konzultací uvnitř Europolu, se odepře i po přijetí rozhodnutí, pokud by zpřístupnění dokumentu ohrozilo rozhodovací proces Europolu, neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění.

4.   U dokumentů pocházejících zcela nebo zčásti od třetích osob konzultuje Europol příslušnou třetí osobu s cílem posoudit, zda je použitelný odstavec 1, 2 nebo 3. Jestliže je třetí osobou, od které dokument pochází, členský stát nebo třetí země či organizace, s níž má Europol uzavřenu smlouvu o spolupráci, Europol tento dokument nezpřístupní bez písemného souhlasu této třetí osoby.

5.   Pokud se některá z výjimek vztahuje pouze na části požadovaného dokumentu, zbývající části dokumentu se zpřístupní.

6.   Výjimky uvedené v odstavcích 1 až 3 se uplatňují jen po dobu, po kterou je ochrana odůvodněna obsahem dokumentu. Výjimky lze uplatňovat nejdéle po dobu třiceti let. V případě dokumentů spadajících pod výjimky, které se vztahují k ochraně osobnosti či soukromí jednotlivců nebo k obchodním zájmům, a v případě utajovaných dokumentů Europolu lze výjimky uplatňovat i po uplynutí této doby, je-li to nezbytné.

Článek 5

Dokumenty Europolu v členských státech a třetích zemích nebo organizacích, s nimiž Europol uzavřel smlouvu o spolupráci

Europol se zavazuje, že pokud členský stát nebo třetí země či organizace, se kterou Europol uzavřel smlouvu o spolupráci, obdrží žádost o dokument pocházející od Europolu, který má v držení, tato třetí osoba bude Europol konzultovat s cílem přijmout rozhodnutí, které neohrozí dosažení cílů těchto pravidel. Dále se Europol zavazuje, že třetí země nebo organizace, s nimiž uzavřel smlouvu o spolupráci, takový dokument nezveřejní bez písemného souhlasu Europolu. Europol zajistí, aby byl tento závazek obsažen ve smlouvách o spolupráci uzavřených mezi ním a třetími zeměmi a organizacemi.

Členské státy mohou žádost, místo konzultací, postoupit Europolu.

Článek 6

Žádosti

1.   Žádosti o přístup k dokumentu se vyhotovují v jakékoli písemné podobě, včetně elektronické, v jednom z jazyků uvedených v čl. 33 odst. 1 Úmluvy o Europolu, a to způsobem dostatečně přesným, aby Europol mohl dokument přesně určit. Žadatel nemusí uvádět důvody žádosti.

2.   Jestliže žádost není dostatečně přesná, Europol žadatele vyzve, aby ji doplnil o informace, které umožní identifikovat požadované dokumenty; lhůta pro odpověď stanovená v článku 7 začne plynout až od okamžiku, kdy Europol obdrží tyto doplňující informace.

3.   V případě žádosti, která se vztahuje k velmi rozsáhlému dokumentu nebo k velkému počtu dokumentů, se Europol může s žadatelem poradit s cílem nalézt přijatelné řešení.

4.   Europol poskytuje občanům informace o tom, jak a kde mohou být podávány žádosti o přístup k dokumentům, a je jim při tom nápomocen. Příslušné pokyny se umístí na internetové stránky Europolu.

Článek 7

Vyřizování původních žádostí

1.   Žádost o přístup k dokumentu se vyřídí bez prodlení. Žadateli se zašle potvrzení o jejím obdržení. Do 30 pracovních dnů od registrace žádosti Europol buď zajistí přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě v souladu s článkem 10, nebo v písemné odpovědi sdělí žadateli důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti a informuje jej o jeho právu podat potvrzující žádost podle odstavce 3 tohoto článku.

2.   Ve výjimečných případech, například když se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta uvedená v odstavci 1 prodloužena o 30 pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem vyrozuměn a jsou mu uvedeny podrobné důvody.

3.   V případě úplného nebo částečného zamítnutí žádosti může žadatel do 30 pracovních dnů ode dne, kdy obdržel odpověď Europolu, podat potvrzující žádost, ve které Europol požádá, aby přezkoumal své stanovisko

4.   Pokud Europol neodpoví v předepsané lhůtě, je žadatel oprávněn podat potvrzující žádost.

Článek 8

Vyřizování potvrzujících žádostí

1.   Potvrzující žádost o přístup k dokumentu se vyřídí bez prodlení. Do 30 pracovních dnů od registrace žádosti Europol buď zajistí přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě v souladu s článkem 10, nebo v písemné odpovědi sdělí důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti.

2.   Ve výjimečných případech, například když se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta uvedená v odstavci 1 prodloužena o 30 pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem vyrozuměn odůvodněným oznámením.

Článek 9

Utajované dokumenty Europolu

1.   Žádosti o přístup k utajovaným dokumentům Europolu vyřizují postupy uvedenými v článcích 7 a 8 pouze ty osoby v Europolu, které mají podle bezpečnostní příručky Europolu právo se s obsahem těchto dokumentů seznámit.

2.   Přístup k utajovaným dokumentům Europolu se nezamítá automaticky. U každého utajovaného dokumentu se zkoumá, zda se na něj vztahuje některá z výjimek stanovených v článku 4. Utajované dokumenty nemohou být zpřístupněny, pokud nebyly odtajněny v souladu s článkem 10 pravidel o utajení. Přístup k utajovaným dokumentům třetích stran podléhá mechanismu konzultace uvedenému v čl. 4 odst. 4.

3.   Jestliže se Europol rozhodne úplně nebo částečně odepřít přístup k utajovanému dokumentu, své rozhodnutí odůvodní způsobem, který nepoškodí zájmy chráněné článkem 4.

Článek 10

Přístup k dokumentům na základě žádosti

1.   Žadateli jsou dokumenty zpřístupněny tak, že obdrží jejich kopii, včetně kopie elektronické, pokud je dostupná, podle toho, čemu dává přednost. Kopie, která má méně než 20 stran formátu A4, a přímý přístup v elektronické formě jsou zdarma. Jinak jsou žadateli účtovány skutečné náklady na pořízení a zaslání kopie.

2.   Pokud Europol nebo dotčená třetí osoba dokument již uveřejnil a tento dokument je žadateli snadno přístupný, může Europol splnit svou povinnost a zpřístupnit dokument tím, že žadateli sdělí, jak může požadovaný dokument získat.

3.   Dokumenty se dodávají ve stávající verzi a typu záznamu (včetně formy elektronické nebo jiné, jako je Braillovo písmo, velký tisk nebo záznamy na pásce) a v jedné z dostupných jazykových verzí podle toho, čemu dává žadatel přednost.

Článek 11

Přímý přístup v elektronické formě

1.   Europol zpřístupní rejstřík veřejně přístupných dokumentů a v co nejširším měřítku dokumenty přímo zpřístupní v elektronické formě.

2.   Zejména legislativní dokumenty, to znamená dokumenty vytvořené nebo obdržené v průběhu procesu přijímání právně závazných aktů, jsou s výhradou článku 4 přímo zpřístupněny.

Článek 12

Provádění

Provádění těchto pravidel se řídí rozhodnutím ředitele Europolu, které bude obsahovat zvláště popis účasti orgánů Europolu na vyřizování žádostí veřejnosti o přístup k dokumentům.

Článek 13

Informace

Europol přijme nezbytná opatření, aby informoval veřejnost o právech, která jí podle těchto pravidel náležejí.

Článek 14

Reprodukce dokumentů

Těmito pravidly není dotčena žádná platná právní úprava autorských práv, která omezuje právo třetí osoby reprodukovat nebo využívat zpřístupněné dokumenty.

Článek 15

Vstup v platnost

Tato pravidla vstupují v platnost dnem 19. dubna 2007.

---

(1)  Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

---